Jak ugryźć spotkania z klientem – cz. 1 – Warsztaty Projektowe

O serii artykułów

Kiedy zastanawiamy się w jaki sposób ugryźć spotkanie z interesariuszami wybór często pada na warsztaty projektowe. Prywatnie jestem fanką takiej metody współpracy z klientem i korzystam z niej regularnie, ale zauważyłam, że – dla podkolorowania oferty sprzedażowej – hasło warsztaty bywa zdecydowanie nadużywane.

Czy stara dobra dyskusja nie może być już wartościowa? Bo pamiętajmy, każdy o ile warsztat jest dyskusją, ale tyle nie każda dyskusja jest warsztatem! 

W tej serii artykułów znajdziecie omówienie różnych form prowadzenia spotkań z klientem podczas fazy Discovery: warsztatów, dyskusji i ich hybryd. Spoiler – każda z opcji ma swoje plusy i minusy, każda jest wartościowa, trzeba tylko umiejętnie wykorzystać jej walory!

Na pierwszy ogień Warsztaty Projektowe!

Warsztat, czyli właściwie co?

Skoro nie każda dyskusja to warsztat to czym właściwie są Warsztaty Projektowe?

Definicja warsztatu mówi o tym, że jest to spotkanie organizowane w celu omówienia i/lub wykonania praktycznych działań na temat określonego przedmiotu lub aktywności. Trochę zawiłe, ale najważniejsze co możemy wyciągnąć z tego objaśnienia to, moim zdaniem, wykonywanie działań.

Warsztat to nie (tylko) dyskusja, warsztat to działanie!

Forma spotkania

W ramach warsztatów projektowych uczestnicy spotykają się więc, aby wspólnie rozpracować dany problem, np. zdefiniować model biznesowy, wypracować personę, określić priorytety. Robią to w ramach moderowanych ćwiczeń, których rezultatem są pomysły, zazwyczaj spisywane z użyciem samoprzylepnych karteczek, grafów, rysunków lub w innej formie wizualnej.

Warsztaty Projektowe – Zalety

Ćwiczenia mają za zadanie podnieść poziom energii na sali (lub Zoomie :)), pobudzić uczestników do bardziej kreatywnego myślenia i usprawnić dyskusję. Dzięki takiej formie łatwiej jest rozmawiać o tematach abstrakcyjnych lub bardzo złożonych. Wyżej wspomniane wizualizacje pozwalają też wychwycić luki w wiedzy czy procesach i od razu je zaadresować.

Dzięki warsztatom grupie łatwiej wypracować wspólne zdanie, czy podejmować kluczowe decyzje. Umiejętnie facylitowane spotkanie umożliwia wciągnięcie w pracę osób, które w innym wypadku prawdopodobnie nigdy by się nie odezwały, albo odwrotnie, pozwala na wyciszenie uczestników, ponadprzeciętnie charyzmatycznych, którzy mogliby wywierać zbyt mocny wpływ na grupę.

Warsztaty Projektowe – Wyzwania

Warsztaty są zazwyczaj aktywnością bardzo wyczerpującą, zarówno dla prowadzącego jak i uczestników. Nie mogą trwać zbyt długo (szczególnie w formie online) i chociaż często kusi, żeby złapać za ogon jeszcze jedną srokę to czasami lepiej dać uczestnikom chwilę wytchnienia i zarządzić przerwę 🙂

Spotkania warsztatowe wymagają zaangażowania w jednym miejscu i czasie kilku(dziesięciu) osób, co często bywa bardzo trudne do zrealizowania, szczególnie jeśli mówimy o uczestnikach, których kalendarz jest mocno napięty. A niestety, pominięcie osoby decyzyjnej może skutkować niewłaściwymi rezultatami spotkania.

Do tego typu spotkania trzeba się wcześniej przygotować – stworzyć scenariusz, przygotować przestrzeń (online lub stacjonarną) oraz materiały. Dodatkowo, o ile każdy wie jak używać kartki i mazaka, to nie każdy będzie się czuł równie swobodnie korzystając z Miro czy Murala – przy warsztatach online konieczne może być wprowadzenie w narzędzie. Nakład pracy i czasu ze strony organizatora przed warsztatami jest więc większy niż przy „zwykłym” spotkaniu, gdzie „tylko” rozmawiamy.

I w końcu zdarza się, że dynamika grupy i/lub dyskusji sprawiają, że facylitacja warsztatu nie jest bułką z masłem. W trakcie spotkania musimy zmieniać początkowy plan i improwizować, tak aby dopasować kolejne ćwiczenia do tego co dzieje się na sali. Wymaga to od nas całego zestawu umiejętności zarówno twardych jak i miękkich. Niestety nieumiejętnie poprowadzony warsztat może pozostawić wrażenie zmarnowanego czasu i zniechęcić grupę do kolejnych spotkań tego typu.

Kiedy prowadzić warsztaty?

Warsztat jest dobrą formą kiedy pracujemy z grupą osób, które nie mają jeszcze wypracowanego jednolitego zdania i potencjalnie mogą się ze sobą nie zgadzać. Forma warsztatowa pozwala na lepsze zobrazowanie trudnych tematów i szybsze obranie wspólnego kierunku.

Tak jak wspomniałam wcześniej wszelkiego rodzaju kanwy, grafy i inne wizualizacje są idealne to omawiania tematów abstrakcyjnych, złożonych lub opierających się o ciągi przyczynowo skutkowe. Nie wyobrażam sobie rozmów o doświadczeniach użytkownika bez użycia mapowania z użyciem User Journey Mapy. O wiele łatwiej uzyskać od klienta informacje na temat modelu biznesowego jeśli rozmawiamy na podstawie np. Lean Canvy.

Kiedy wybrać inną formę spotkania?

Warsztat to forma świetnie aktywizująca uczestników, ale też wymagająca zaangażowania – jeśli wiesz, że grupa uczestników nie będzie w stanie zagwarantować bycia tu i teraz przez określony okres czasu to warsztat będzie prawdopodobnie spaleniem czasu.

Włączenie w kilkugodzinne spotkanie kilku osób podnosi jego koszt – jeśli budżet jest ograniczony może okazać się, że warsztat będzie zbyt drogi w realizacji.

Moim zdaniem nie każdy problem z jakim mierzymy się w trakcie Discovery jest wart organizacji spotkania warsztatowego – często byłby przerost formy nad treścią.

Podsumowanie

Warsztaty projektowe są świetną forma aktywizacji interesariuszy, często pozwalają na wypracowanie rezultatów, które nie byłyby możliwe w realizacji w żaden inny sposób. Dobrze poprowadzone przynoszą bardzo dużą wartość i bardzo zachęcam aby spróbować wpleść je w swój repertuar aktywności w trakcie Discovery (ale nie tylko!).

Musimy jednać pamiętać, że to forma czasochłonna, która wymaga zaangażowania kompetentnego facylitatora, a co za tym idzie koszt przeprowadzenia spotkania warsztatowego jest wyższy niż koszt zwykłej dyskusji. Niewłaściwie poprowadzone warsztaty mogą dać rezultaty, które będą niesatysfakcjonujące i pozostawią uczucie zmarnowanego czasu. 

Podejmując decyzję o przeprowadzeniu warsztatów trzeba zadać więc sobie pytanie – czy warto? A jeśli nie warsztat to co? O tym w kolejnych artykułach z tej serii.